mojeauto.pl > motogazeta > Finanse i prawo > Najlepsze auto, czyli pojazd służbowy

Najlepsze auto, czyli pojazd służbowy

Samochód służbowy stanowi bardzo istotne narzędzie w rękach pracodawcy, zarówno jeśli chodzi o kwestie wynagradzania, jak i motywowania pracowników. Wiąże się jednak z wieloma obowiązkami natury formalno-prawnej, które trzeba zawczasu odpowiednio uregulować.

Najlepsze auto, czyli pojazd służbowy
Powierzając pracownikowi należący do firmy samochód trzeba już na wstępie uregulować wszelkie możliwe kwestie, jakie mogą się pojawić w trakcie eksploatacji auta. Najistotniejsza wydaje się być oczywiście sprawa wykorzystywania takiego auta do celów prywatnych. Czy pracownik ma takie prawo, a jeśli tak, to w jakim zakresie - czy np. tylko w dni robocze po pracy, czy tylko na terenie danej miejscowości, czy do określonego limitu kilometrów czy też bez żadnych dodatkowych ograniczeń. Ważne są także kwestie finansowania użytkowania auta (i nie chodzi tu tylko o paliwo, ale wszystkie inne koszty), ale warto uregulować także mniej istotne rzeczy, jak np. częstotliwość mycia auta, system kar i nagród związanych z okolicznościami użytkowania samochodów służbowych.

Polityka flotowa lub regulamin używania samochodu
W dużych firmach, gdzie flota pojazdów liczy sobie kilkadziesiąt, a nawet kilkaset aut tego typu zasady, określane mianem polityki flotowej, są najczęściej jasno sprecyzowane w liczących sobie sporo stron dokumentach. Jednak nawet, jeśli jesteśmy właścicielami, czy też osobami zarządzającymi mniej licznymi firmami, a tym samym posiadamy mniej liczną flotę, wszystkie wspomniane kwestie możemy ustalić przez zawarcie umowy o powierzeniu samochodu służbowego - odrębnie dla każdego pracownika lub każdorazowo przed powierzeniem samochodu. Najlepszą metodą w zakresie budowania dobrej relacji wewnątrz firmy jest ustanowienie regulaminów używania samochodów służbowych. Ustalenie regulaminu posłuży z pewnością stworzeniu przejrzystych, obiektywnych i znanych wszystkim pracownikom, zasad użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych.

- Jeżeli pracodawca powierza pracownikowi do używania - w tym do celów prywatnych - samochód służbowy, który stanowi jego własność, regulamin używania samochodów służbowych podlega zasadzie autonomii woli stron i jego treść może być praktycznie dowolna.  Należy jednak pamiętać, że treść nie może być sprzeczna z ustawą i nie może mieć na celu obejścia ustawy oraz nie może być sprzeczna z zasadami współżycia społecznego - tłumaczy adwokat Jakub Brykczyński. - Trzeba również pamiętać, że powierzony pracownikowi samochód, który jest np. przedmiotem leasingu, może mieć dodatkowe ograniczenia dotyczące jego używania, wynikające właśnie z treści umowy leasingowej.

Z uwagi na ogromną dowolność kształtowania treści regulaminów używania samochodów służbowych oraz różną specyfikę przedsiębiorstw, nie jest możliwe stworzenie uniwersalnego regulaminu. Można natomiast wskazać, że regulacje powinny dotyczyć sposobu powierzenia pracownikowi samochodu służbowego i jego przyjęcia, zasady użytkowania, w tym w szczególności związane z tym obowiązki pracownika (np. dotyczące dokonywania przeglądów samochodu, kontrolowania płynów), ewentualnie - ograniczenia dotyczące użytkowania (np. dzienne, tygodniowe, miesięczne limity kilometrów, terytorialne ograniczenie uprawnienia do używania samochodu), zasady postępowania w sytuacji zdarzeń drogowych (stłuczek i wypadków), ewentualnie również - zasady rozliczeń za używanie samochodu do celów prywatnych.

W sytuacji ogromnej różnorodności firm, niemożliwe staje się wymienienie wszystkich czy też najbardziej charakterystycznych regulacji regulaminu, które byłyby sprzeczne z prawem powszechnym. Jednak, z praktycznego punktu widzenia, na pierwsze miejsce wysuwa się potrzeba opracowania regulaminu używania samochodów służbowych oraz obowiązków pracownika związanych z dbałością o powierzony pojazd. W takiej sytuacji warto stworzyć konkretny katalog obowiązków pracownika. Katalog powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące obowiązków (np. obowiązek kontroli stanu płynów w samochodzie przynajmniej jeden raz w tygodniu, obowiązek natychmiastowego informowania pracodawcy o każdej usterce samochodu).

Służbowym prywatnie
Wyraźnej regulacji wymaga z pewnością ustalenie, na jakich zasadach możemy wykorzystywać auto służbowe do celów prywatnych. To ważne, bo może to rodzić określone konsekwencje fiskalne. Dwa główne i najczęściej stosowane rozwiązania sprowadzają się do użyczenia bezpłatnego lub na podstawie odrębnej umowy, w której pracownik zobowiąże się do cyklicznego wnoszenia opłat z tego tytułu.

Najprostszą metodą jest, wbrew pozorom, zawarcie z pracownikiem dodatkowej umowy cywilnoprawnej, w której z góry określamy wysokość opłat. Wybierając to rozwiązanie zyskujemy dowolność zarówno w kwestii zasad wykorzystywania, jak i kosztów tego przedsięwzięcia dla każdej ze stron. Ważne jest też to, że nie komplikuje ono rozliczania się z fiskusem.

Znacznie bardziej zawiłe, a przez to i problematyczne, jest udostępnianie nieodpłatne. Niewielu przedsiębiorców wie, że w takim wypadku możliwość korzystania z auta stanowi dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu. W efekcie prowadzi to do błędnego rozliczania, bo pracodawcy kierują się rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 i rozliczają koszty mnożąc stawkę zawartą w dokumencie przez liczbę przejechanych kilometrów. W praktyce jednak takie rozwiązanie może dotyczyć wyłącznie tras pokonywanych w celach służbowych. Zgodnie z prawem wartość tego typu świadczenia należy ustalić na podstawie rodzaju samochodu, jego wyposażenia, przebiegu itd. oraz uśrednionych stawek za wynajem auta. Kwota następnie jest dodawana do wynagrodzenia użytkownika, niestety ani ona, ani paliwo które we własnym zakresie zapewnia pracownik, nie może być uznane jako koszt uzyskania przychodów.

Uszkodzenia - kto płaci

Choć regulamin użytkowania auta służbowego daje dużą dowolność, to jednak, w przypadku różnego rodzaju uszkodzeń, mamy tu pewne ograniczenia. Orzecznictwo sądów powszechnych, a także Sądu Najwyższego, jest niejednolite, natomiast niejednokrotnie zajmowano w nim stanowisko, zgodnie z którym w przypadku uszkodzenia powierzonego pracownikowi samochodu służbowego, jego odpowiedzialność za szkodę z tym związaną jest w zasadzie ograniczona i nie może przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.).

Dochodzenie przez pracodawcę od pracownika odszkodowania za szkodę w pełnej wysokości wymaga wykazania, że szkoda została wyrządzona z winy umyślnej pracownika. Przeprowadzenie w postępowaniu sądowym dowodu na te okoliczność będzie natomiast łatwiejsze, jeżeli da się wykazać, że szkoda nie powstałaby gdyby pracownik w sposób należyty wykonywał wszystkie obowiązki wynikające z regulaminu używania samochodu służbowego.

- W takiej sytuacji można dodatkowo zabezpieczyć się, korzystając z monitoringu pojazdów, który umożliwia śledzenie auta w czasie rzeczywistym oraz przeglądanie historii tras na mapie za pomocą zwykłej przeglądarki internetowej. Oprócz samej historii zyskujemy również informację o prędkości, z jaką poruszał samochód - mówi Małgorzata Słodownik, manager działu handlowego flotis.pl.

Kontrolowanie użytkowania pojazdu
Wspomniany monitoring może okazać się pomocny także i w innych sytuacjach. Pozwala zweryfikować to, co mówi pracownik, a dotyczy np. przejechanej trasy. Dzięki takiemu zabiegowi będziemy mieć lepszą kontrolę nad wydatkami związanymi z użytkowaniem aut. Na podstawie generowanych raportów pozwoli on nam dokładnie sprawdzać, gdzie w danym momencie jest samochód i jaką pokonał trasę.

– Instalując lokalizator w samochodzie można go rozbudować o przycisk, który pozwala odseparować kilometry przebyte w celach służbowych od prywatnych. Uruchamiając silnik wystarczy go ustawić w odpowiedniej pozycji – tłumaczy Piotr Majewski, twórca platformy GpsGuardian. - W momencie, gdy mamy wątpliwości, czy pracownik odpowiednio oznaczył każdą część trasy, możemy prześledzić ją na stronie internetowej.

Tego typu rozwiązania mogą być stosowane w każdej firmie dysponującej flotą niezależnie od tego czy składa się z dwóch, czy stu samochodów. Nie ma znaczenia tutaj również segment rynku, w którym działa firma, bo w każdym może przynieść wymierne oszczędności.

Podobne wiadomości:

Skoda najlepsza w sprzedaży flotowej

Skoda najlepsza w sprzedaży flotowej

Aktualności 2016-02-02

Firmy stawiają na wynajem samochodów

Firmy stawiają na wynajem samochodów

Finanse i prawo 2015-08-11

Komentuj:

Bazyl34 2016-06-02

Oj ile ja się napatrzyłem na te wielokilometrowe trasy przejazdów pracowników terenowych to głowa mała! Jeździli, jeździli ale jakoś do naszych partnerów biznesowych to ciężko im było trafić :) Ale po założeniu monitoringu GPS ikol na mapie od razu czytelnie były wyświetlone wszystkie trasy wszystkich pracowników i to ich skutecznie zmotywowało do wykonywania swoich obowiązków, a nie jeżdżenia po zakupy czy odbiór dziecka z przedszkola w godzinach pracy.

~marek 2016-03-28

No Alfatracki są w porządku, w każdym z samochodów naszej floty zainstalowalismy jeden taki lokalizator. Co ciekawe generuje to nawet pewne oszczednosci, kierowcy inaczej jezdza wiedzac ze sa kontrolowani a po drugie gps pozwala unikac zbednych przebiegów.

~klamsky 2016-02-15

no trzeba kontrolowac wykorzystanie auta przez pracownika bo bez kontroli kierowca moze naduzywac korzystania z auta. Ciekawym sposobem jest umieszczenie w samochodzie lokalizatora gps, np. tego typu: www.alfatronik.com.pl/system-lokalizacji-gps-alfatrack-s-200-z-wysokiej-klasy-lokalizatorem-gl-200-p-8.html i wtedy wszystko jest jasne, no ale wczesniej trzeba kirowce powiadomic ze z takim urzadzeniem jezdzi

ZOBACZ RÓWNIEŻ Zamknij
Prześlij zdjęcie i zagraj o jedną z 30 nagród
Prześlij zdjęcie i zagraj o jedną z 30 nagród
Konkurs na 25-lecie magazynu "auto motor i sport". Zrób sobie zdjęcie z jubileuszowym wydaniem magazynu i prześlij je do nas koszystając z formularza na stronie. Masz szansę na wygranie jednej z 30 nagród. Weź udział!
Wydania cyfrowe auto motor i sport Wydania cyfrowe auto motor i sport