mojeauto.pl > motogazeta > Finanse i prawo > Polityka samochodowa firm

Polityka samochodowa firm

Efektywne zarządzanie flotą samochodową

Wśród osób związanych z branżą motoryzacyjną coraz częściej pojawia się temat efektywnego zarządzania flotą samochodową. W dobie załamania koniunkturalnego i zdecydowanie gorszych projekcji finansowych przedsiębiorstw coraz istotniejszą, a może i najważniejszą rolę odgrywa odpowiednie zarządzanie kosztami związanymi z działalnością operacyjną.

Jedną z najbardziej kosztotwórczych stref działalności przedsiębiorstw jest flota samochodowa wraz z kosztami jej funkcjonowania. Dlatego w dobie wielkich oszczędności odpowiednie zarządzanie parkiem samochodowym stało się tematem tak ważnym. Odpowiednia polityka samochodowa w firmie pozwala niejednokrotnie zredukować koszty do niezbędnego minimum, nie wpływając na efektywność i funkcjonalność firm. Niejednokrotnie dokładna analiza zagadnień związanych z parkiem samochodowym pozwala bardziej efektywnie wykorzystać, a nawet zredukować jego zasoby.

Gdzie leży klucz do sukcesu? Otóż odpowiedź jest jedna – w profesjonalnie przygotowanej i wdrożonej polityce samochodowej w firmie (company car policy).

Polityka samochodowa w firmie obejmuje dwa zasadnicze zakresy działań związanych z flotą; zakres odpowiedzialności i działań podejmowanych przez firmę oraz zakres odpowiedzialności użytkownika samochodu służbowego.

Przygotowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych odnośnie do parku samochodowego leży po stronie firmy i jest niezależne od sposobów zarządzania flotą. Są one niezbędne zarówno przy zarządzaniu flotą we własnym zakresie, jak i przy przesunięciu tej sfery działań na zewnątrz firmy i powierzeniu ich wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom. Procedury, określające zakres odpowiedzialności firmy, obejmują:

– sposoby finansowania zakupu samochodów,

– sposoby likwidacji szkód komunikacyjnych,

– naprawy i przeglądy serwisowe użytkowanych aut,

– negocjacje warunków ubezpieczeniowych,

– negocjacje umów z dostawcami i stacjami serwisowymi,

– negocjacje z firmami dostarczającymi narzędzia wspomagające zarządzanie flotą samochodów.

Niezwykle istotnym elementem jest fakt negocjowania wszelkich umów dotyczących obsługi parku centralnie, co pozwala zunifikować i ujednolicić koszty obsługowe.

Równie ważnym elementem jest wykorzystywanie narzędzi wspomagających zarządzanie:

– karty paliwowe (pozwalają na pełną weryfikację kosztów i redukują koszty księgowe i administracyjne),

– systemy komputerowe do zarządzania flotą (przy rzetelnym prowadzeniu pozwalają generować wszelkie potrzebne raporty, prowadzić ewidencję kosztów i przebiegów itd.),

– centralizacja napraw szkód komunikacyjnych (ułatwia kontrolę jakości świadczonych napraw i ich zarządzanie).

Następnym etapem jest szczegółowe określenie obowiązków użytkowników samochodów firmowych. Pozwala to na weryfikację podejścia do narzędzia pracy, jakim jest samochód służbowy. Minimalizuje się w ten sposób przypadki niejasnych i problematycznych zakresów odpowiedzialności, zwiększa dbałość o narzędzie pracy i koncentruje użytkownika na zakresie własnych obowiązków służbowych.

Dopiero po sformułowaniu i wdrożeniu polityki samochodowej można zastanawiać się na sposobem zarządzania flotą. Sposoby zarządzania są bardzo ściśle powiązane ze sposobem finansowania zakupów, a co za tym idzie, polityką finansową firmy. Niektóre firmy zainteresowane są zakupem samochodów jako środka trwałego, inne preferują wynajem długoterminowy, który często oferowany jest w połączeniu z usługą zarządzania flotą. Coraz więcej firm korzysta z outsourcingu i powierza administrowanie swoją flotą firmom zewnętrznym.

Wdrożenie odpowiednich procedur i ich stała kontrola prowadzi do bardzo poważnych oszczędności, i to nie tylko związanych z kosztami działalności floty, ale również do znacznej redukcji kosztów administracyjnych. Posłużmy się przykładem z Wielkiej Brytanii. Firma ICL, część japońskiego koncernu Fujitsu, w połowie lat 90. posiadała około 4 tys. pojazdów służbowych i 31 osób zajmujących się ich administracją. Przyglądając się rosnącym kosztom utrzymania tak wielkiego parku, zweryfikowano procedury wewnętrzne, wprowadzono nowoczesne metody zarządzania i wykorzystano wszelkie możliwości negocjacyjne, jakie ma tak duża firma, jednocześnie centralizując wszelkie umowy z dostawcami. Wprowadzono też wszelkie możliwe produkty wspomagające – karty paliwowe, usługi Assistance itd.

Na efekty nie trzeba było długo czekać. W ciągu dwóch-trzech lat liczba osób administrujących zmniejszyła się do siedmiu, a liczba samochodów wzrosła do blisko 5 tys. sztuk. Same oszczędności związane z administracją tak potężną flotą wyniosły blisko 50 proc. dotychczasowych kosztów.

Przykład ten pokazuje, jak ważne i jak efektywne może być sprawne zarządzanie flotą samochodową. A zatem na pewno warto przyjrzeć się dokładniej tym problemom w naszych firmach, a może nawet skorzystać z doradztwa i usług firm zajmujących się nimi na co dzień.

Komentuj:

Brak komentarzy! Wypowiedz się, jako pierwszy!

ZOBACZ RÓWNIEŻ Zamknij
Zapomniałeś prawa jazdy? I tak zabiorą
Zapomniałeś prawa jazdy? I tak zabiorą

Rząd zajął się likwidacją luki prawnej, która umożliwiała uniknięcie konsekwencji w związku z przekroczeniem prędkości w terenie zabudowanym o 50 km/h. Wystarczy, że kierowca oznajmił, że nie ma przy sobie dokumentu, a policja nie mogła go zatrzymać.