mojeauto.pl > motogazeta > Finanse i prawo > Zarządzanie flotą - od czego zacząć

Zarządzanie flotą - od czego zacząć

To najtrudniejsze pytanie, jakie można sobie zadać na początku. Przede wszystkim, należy wierzyć w to, co się chce zrobić i przekonać do tego swoich przełożonych.

Ważnym jest, aby Twój przełożony, określił wspólnie z Tobą zakres działania i podział kompetencji związanych z Twoją pracą. Nie należy od razu walczyć o swoje prawa. Staraj się uwiarygodnić swoją osobę fachowością i znajomością tematu.

Najpierw musisz ułożyć plan. Najlepszą, moim zdaniem, metodą jest przygotowanie na papierze harmonogramu zadań. Zadania te muszą zawierać tematy, którymi na początku chciałbyś się zająć oraz termin ich realizacji.

Przyjmijmy założenie, że mamy do czynienia z flotą tzw. samochodów osobowych z kratką, w spółce akcyjnej lub z ograniczoną odpowiedzialnością. Ilość samochodów, którymi będziesz zarządzał to około 100-150 sztuk. Załóżmy również, że do tej pory nikt profesjonalnie nie zajmował się samochodami w Twojej firmie. Spróbujmy na wstępie określić wspólnie zadania, które mamy do wykonania.

Zastanów się, co ważnego jest w samochodach i jakie wydatki z nimi związane najbardziej Cię interesują. Na pewno potrzebujemy informacji na temat wydatków związanych z samochodami służbowymi. Zebranie tych informacji, łącznie z kopiami dokumentów, zajmie nam około 1,5 tygodnia. Następnym krokiem jest posegregowanie informacji zawartych w rachunkach, co nie powinno zająć więcej niż 2-3 dni. Posegregowane informacje, pomogą Ci, w szybkim wpisywaniu danych do programu IT zarządzającego Twoją flotą. Zgromadzenie umów to Twój kolejny krok. Z ich weryfikacją powinieneś uporać się w ciągu 2 dni. Lista, przydział samochodów oraz zebranie wszelkich dokumentów, wraz z odtwo-rzeniem aktualnego stanu pojazdów, to maksymalnie 3-4 dni, w zależności od tego czy samochody poruszają się w strukturze rozproszonej, czy nie. Kluczyki zapasowe i ich identyfikacja zajmą maksymalnie 2 dni.

A procedury bądź regulaminy użytkowania samochodów? Tego typu dokumenty na pewno istnieją w firmach, gdzie funkcjonują procedury ISO, choć czasami zdarzają się też w innych spółkach. Odszukanie i analiza nie powinny trwać więcej niż jeden dzień. Na koniec zostaw zebranie informacji na temat sposobu finansowania samochodów. Ta operacja nie powinna zabrać Ci więcej niż 1 dzień. Wszystkie zamierzone zadania powinieneś wykonać w okresie czterech tygodni (maksymalnie). Mając już określone kompetencje i zadania możemy zabrać się do pracy!

Na pewno powinieneś wiedzieć, co działo się z Twoją flotą do tej pory. Potrzebne jest do tego bezwzględne przejrzenie wszystkich rachunków związanych z flotą za poprzedni rok. Jest to praca, która wymaga poświęcenia dużej ilości czasu i cierpliwości.

Jak należy to zrobić? Aby mieć dostateczną wiedzę, musisz przejrzeć i najlepiej skopiować wszystkie rachunki dotyczące pojazdów. Proponuję, aby rachunki podczas wyszukiwania podzielić na dwie grupy. Pierwsza grupa to naprawy i przeglądy, druga paliwa, oleje, akcesoria kupowane na stacjach, płyny i pozostałe wydatki. Oczywiście postarajmy się wyodrębnić z faktur zakup lub wymianę kół w samochodach służbowych. Takie posegregowanie faktur na wstępie ułatwi nam wprowadzanie danych do systemu IT. Proponuję, aby faktury ułożyć chronologicznie – łatwiejsze będzie wprowadzanie ich do systemu. Propozycją alternatywną jest wydobycie z księgowości wartości wydatkowanych w roku poprzednim, lecz w mojej ocenie ta informacja jest zbyt ogólna i praktycznie nieprzydatna. Przy okazji zbierania rachunków, powinieneś wydobyć z księgowości wykaz środków trwałych, aby przy wpisywaniu danych do systemu mieć pewność, że pojazd należy do spółki.

Następnym krokiem jest zdobycie wiedzy na temat umów zawartych przed Twoim
przybyciem. Spróbuj je posegregować i ocenić ich wartość merytoryczną. Jakich umów należy szukać? Przede wszystkim umów pomiędzy dealerem bądź przedstawicielem koncernu samochodowego na zakup lub naprawy samochodów należących do spółki. Spróbuj ocenić, jakie rabaty otrzymujesz przy zakupie pojazdu i jakie na wykonywane usługi przeglądowe i naprawcze. Ważnym jest, aby w umowie była zawarta również informacja na temat kosztu roboczogodziny oraz ceny części i uzyskanego rabatu. Zwróć uwagę na sposób i termin płatności dokonywanych po wykonaniu usługi. Bardzo ważne jest ustalenie czy w umowie masz zapewniony samochód zastępczy (co ostatnio staje się standardem w wielu warsztatach naprawczych) oraz czy będziesz musiał za niego ponosić koszty. Sprawdź również, w jaki sposób są chronione Twoje samochody podczas naprawy, czy wykonawca posiada odpowiednie ubezpieczenie w przypadku uszkodzenia, jak również, w jakim zakresie ponosi odpowiedzialność za wykonaną usługę lub szkodę w trakcie naprawy. Pamiętaj, aby w umowie był określony sposób przekazywania samochodów i wskazane osoby odpowiedzialne za wykonanie umowy, tzw. osoby kontaktowe.

Drugą umową, jaką powinieneś odszukać jest umowa ubezpieczeniowa. Może być ona w formie umowy lub generalnej polisy ubezpieczeniowej. Zwróć uwagę, czy cała flota jest ubezpieczona według tzw. stawek flotowych oraz czy w umowie są zawarte wszelkie możliwe zabezpieczenia ewentualnych szkód. Sprawdź również czy ubezpieczenie to nie jest zależne np. od ubezpieczenia majątkowego. Powinieneś dowiedzieć się, jakie wysokości stawek obowiązują Twoje samochody i jaką ochroną są objęte. Ważnym jest sposób likwidacji szkód oraz to, czy do tych wszystkich celów związanych z ubezpieczeniem masz jednego opiekuna ze strony firmy ubezpieczeniowej.

Mamy już drugą umowę, ale to nie koniec. Możliwe, że spółka zawarła w przeszłości umowę na korzystanie z kart bezgotówkowego tankowania pojazdów. Jest to ważne, gdyż może ułatwić sprawniejsze zarządzanie pojazdami na samym początku. Sprawdź więc, w jakiej sieci paliwowej funkcjonuje ta umowa i na jakich warunkach została zawarta. Istotnym szczegółem, jaki nie powinien umknąć Twojej uwadze, jest informacja czy wydane karty są płatne, czy nie. W starszych umowach, wszystkie karty paliwowe objęte były opłatą i to czasami niemałą. Zdarzało się również, że koncerny paliwowe pobierały dodatkowo opłatę roczną, dochodzącą czasami do wysokości opłaty za wydanie karty. Sprawdź, jakie usługi dodatkowe i w jakiej cenie są dostępne na podstawie tej umowy. Oczywiście musisz wiedzieć również, jakie rabaty obowiązują Twoją spółkę.

Ostatnią umową, którą powinieneś odszukać, jest umowa związana z obsługą ogumienia
w Twojej firmie. Są to rzadkie umowy, aczkolwiek zdarzają się czasami. Ważnym elementem tej umowy jest cena, jak również dostępność opon. Sprawdź, czy kontrahent nie przechowuje w swoich magazynach opon sezonowych, należących do Twojej spółki i oczywiście, ile ta usługa kosztuje. Pamiętaj, jak przy każdej umowie, jaka jest odpowiedzialność materialna strony, z którą współpracujesz.

Tak więc mamy wszystkie umowy związane z obsługą i eksploatacją pojazdów. Najlepiej
w swoim notatniku zachowaj wszelkie uwagi związane z treścią zawartą w umowach. Na razie nie staraj się ich „rewidować“, lecz zgromadź w łatwo dostępnym miejscu, tak by podczas analizy były zawsze pod ręką. Mamy już sporo informacji, ale to jeszcze nie koniec.

Teraz musisz zdobyć szczegółowe informacje na temat Twoich samochodów. Niestety jest
to trudne i mozolne, gdyż nasza wiedza jest mocno ograniczona. Można się oprzeć na informacjach otrzymanych z księgowości, jeżeli znajdziesz w nich numer rejestracyjny pojazdu. Jeżeli nie, to na pewno istnieje w firmie lista pojazdów, którą w przyszłości będziesz musiał zweryfikować. Ale to później.

Będziesz potrzebował kopii dokumentów pojazdów. Musisz sprawdzić od razu, gdzie znajdują się karty pojazdów oraz kluczyki zapasowe. Spróbuj przy okazji, założyć odrębną teczkę na każdy pojazd, w której w przyszłości będziesz gromadził informacje o pojeździe. Kluczyki zaś umieść w zamykanej szafce, oznaczając je numerem rejestracyjnym pojazdu, do którego należą. Pamiętaj, że odpowiadasz za nie, a więc staraj się, żeby były zawsze zamknięte i aby dostęp do nich był wysoce ograniczony. Oczywiście pamiętaj, żeby wszelkie dokumenty przyjmować i przekazywać protokołem, tak abyś miał potwierdzenie na temat materiałów bądź rzeczy, za które od momentu przyjęcia bierzesz odpowiedzialność.

Na koniec zostaw sobie zdobycie informacji na temat sposobu finansowania zakupu samochodów. Musisz zdobyć jak najwięcej informacji na temat sposobu wyboru podmiotu, który finansuje zakup i kto ma uprawnienia do negocjowania umów, np. leasingowych. Ułatwi Ci to określenie, jaką metodę i strategię finansowania floty samochodowej obrać
w przyszłości i jak to przekazać przełożonym.

Nie staraj się wprowadzać na samym początku jakichkolwiek zmian, gdyż może to spowo-dować błądzenie w nieznanym środowisku. Staraj się poznawać użytkowników, zbuduj na razie wirtualną strukturę podziału samochodów, tworząc niejako wstępną listę priorytetów do wykonania. Pamiętaj o tym, że oczekiwania wobec Twojej osoby są wysokie. Przełożeni wymagają od Ciebie zaangażowania, a przede wszystkim korzyści finansowych z przedsta-wionego w przyszłości projektu. Spróbuj się zaangażować od początku, gdyż to przyniesie wymierne efekty w przyszłości. Wykonuj wstępne czynności z należytą starannością, aby Twoja wiedza na temat poszczególnych pojazdów była pełna, a Twoje przyszłe decyzje trafne i poparte konkretami.

W ten sposób przygotowałeś materiał, który w następnym etapie zostanie wprowadzony do bazy danych. A więc mamy pierwszy krok za sobą. Powodzenia.

Komentuj:

Brak komentarzy! Wypowiedz się, jako pierwszy!

ZOBACZ RÓWNIEŻ Zamknij
Prześlij zdjęcie i zagraj o jedną z 30 nagród
Prześlij zdjęcie i zagraj o jedną z 30 nagród
Konkurs na 25-lecie magazynu "auto motor i sport". Zrób sobie zdjęcie z jubileuszowym wydaniem magazynu i prześlij je do nas koszystając z formularza na stronie. Masz szansę na wygranie jednej z 30 nagród. Weź udział!
Wydania cyfrowe auto motor i sport Wydania cyfrowe auto motor i sport