mojeauto.pl > motogazeta > Finanse i prawo > Polityka samochodowa firm

Polityka samochodowa firm

Wśród osób związanych z branżą motoryzacyjną coraz częściej pojawia się temat efektywnego zarządzania flotą samochodową. W dobie załamania koniunkturalnego i zdecydowanie gorszych projekcji finansowych przedsiębiorstw coraz istotniejszą, a może i najważniejszą rolę odgrywa odpowiednie zarządzanie kosztami związanymi z działalnością operacyjną.

Gdzie leży klucz do sukcesu? Otóż odpowiedź jest jedna – w profesjonalnie przygotowanej i wdrożonej polityce samochodowej w firmie (company car policy).
Polityka samochodowa w firmie obejmuje dwa zasadnicze zakresy działań związanych z flotą; zakres odpowiedzialności i działań podejmowanych przez firmę oraz zakres odpowiedzialności użytkownika samochodu służbowego.
Przygotowanie i wdrożenie procedur wewnętrznych odnośnie do parku samochodowego leży po stronie firmy i jest niezależne od sposobów zarządzania flotą. Są one niezbędne zarówno przy zarządzaniu flotą we własnym zakresie, jak i przy przesunięciu tej sfery działań na zewnątrz firmy i powierzeniu ich wyspecjalizowanym w tym zakresie firmom. Procedury, określające zakres odpowiedzialności firmy, obejmują:
– sposoby finansowania zakupu samochodów,
– sposoby likwidacji szkód komunikacyjnych,
– naprawy i przeglądy serwisowe użytkowanych aut,
– negocjacje warunków ubezpieczeniowych,
– negocjacje umów z dostawcami i stacjami serwisowymi,
– negocjacje z firmami dostarczającymi narzędzia wspomagające zarządzanie flotą samochodów.

Niezwykle istotnym elementem jest fakt negocjowania wszelkich umów dotyczących obsługi parku centralnie, co pozwala zunifikować i ujednolicić koszty obsługowe.

Równie ważnym elementem jest wykorzystywanie narzędzi wspomagających zarządzanie:
– karty paliwowe (pozwalają na pełną weryfikację kosztów i redukują koszty księgowe i administracyjne),
– systemy komputerowe do zarządzania flotą (przy rzetelnym prowadzeniu pozwalają generować wszelkie potrzebne raporty, prowadzić ewidencję kosztów i przebiegów itd.),
– centralizacja napraw szkód komunikacyjnych (ułatwia kontrolę jakości świadczonych napraw i ich zarządzanie).
Następnym etapem jest szczegółowe określenie obowiązków użytkowników samochodów firmowych. Pozwala to na weryfikację podejścia do narzędzia pracy, jakim jest samochód służbowy. Minimalizuje się w ten sposób przypadki niejasnych i problematycznych zakresów odpowiedzialności, zwiększa dbałość o narzędzie pracy i koncentruje użytkownika na zakresie własnych obowiązków służbowych.
Dopiero po sformułowaniu i wdrożeniu polityki samochodowej można zastanawiać się na sposobem zarządzania flotą. Sposoby zarządzania są bardzo ściśle powiązane ze sposobem finansowania zakupów, a co za tym idzie, polityką finansową firmy. Niektóre firmy zainteresowane są zakupem samochodów jako środka trwałego, inne preferują wynajem długoterminowy, który często oferowany jest w połączeniu z usługą zarządzania flotą. Coraz więcej firm korzysta z outsourcingu i powierza administrowanie swoją flotą firmom zewnętrznym.
Wdrożenie odpowiednich procedur i ich stała kontrola prowadzi do bardzo poważnych oszczędności, i to nie tylko związanych z kosztami działalności floty, ale również do znacznej redukcji kosztów administracyjnych. Posłużmy się przykładem z Wielkiej Brytanii. Firma ICL, część japońskiego koncernu Fujitsu, w połowie lat 90. posiadała około 4 tys. pojazdów służbowych i 31 osób zajmujących się ich administracją. Przyglądając się rosnącym kosztom utrzymania tak wielkiego parku, zweryfikowano procedury wewnętrzne, wprowadzono nowoczesne metody zarządzania i wykorzystano wszelkie możliwości negocjacyjne, jakie ma tak duża firma, jednocześnie centralizując wszelkie umowy z dostawcami. Wprowadzono też wszelkie możliwe produkty wspomagające – karty paliwowe, usługi Assistance itd.
Na efekty nie trzeba było długo czekać. W ciągu dwóch trzech lat liczba osób administrujących zmniejszyła się do siedmiu, a liczba samochodów wzrosła do blisko 5 tys. sztuk. Same oszczędności związane z administracją tak potężną flotą wyniosły blisko 50 proc. dotychczasowych kosztów.

Przykład ten pokazuje, jak ważne i jak efektywne może być sprawne zarządzanie flotą samochodową. A zatem na pewno warto przyjrzeć się dokładniej tym problemom
w naszych firmach, a może nawet skorzystać z doradztwa i usług firm zajmujących się nimi na co dzień.

 Tomasz Wiącek

Komentuj:

Brak komentarzy! Wypowiedz się, jako pierwszy!

ZOBACZ RÓWNIEŻ Zamknij
Koniec wypadków drogowych? Lexus testuje nowe rozwiązania
Koniec wypadków drogowych? Lexus testuje nowe rozwiązania
Lexus pracuje nad opracowaniem rozwiązań, które pozwolą zminimalizować liczbę wypadków drogowych.